A&O fondsen Inspiratiebank Hybride Werken 

 

Hybride werkvormen doen hun intrede binnen arbeidsorganisaties. Ook bij de sectoren gemeenten, waterschappen en provincies. De A&O fondsen Inspiratiebank Hybride Werken is een gezamenlijk initiatief van de drie A&O fondsen in deze sectoren. De digitale Inspiratiebank biedt een overzicht van inspirerende voorbeelden en aanpakken uit gemeentelijke-, waterschaps- en provinciale organisaties, en van organisaties buiten deze sectoren, op vraagstukken rond hybride werken. De Inspiratiebank kent een dynamisch karakter. Professionals uit organisaties kunnen naast inspiratie opdoen ook zelf inspirerende voorbeelden indienen. Samen aan de slag met hybride werken! 

Vragen & Inspiratie

Een visie op hybride werken gaat over een manier van werken van de medewerkers van de organisatie. In de visie beschrijft de organisatie het ‘waarom’ van hybride werken, wat het inhoudt, wat de organisatie hiervan vindt en waar het naar toe wil. Ook het gewenste gedrag van medewerkers en leidinggevenden is onderdeel van de visie. Uiteraard moet deze visie passen in de overall visie van de organisatie. 

 

Om de visie te communiceren kan gebruik worden gemaakt van spelregels. De spelregels worden opgesteld om houvast te geven. Vaak zie je dat de spelregels worden opgesteld en bijgesteld na evaluatie. Enkele voorbeelden van spelregels: 

  • Kies de werkplek die het beste bij je werk past 
  • Gemiddeld de helft van de werktijd op kantoor en de helft thuis/elders (50:50)
  • Zorg dat je bereikbaar en vindbaar bent
  • Regels over het reserveren van werkplekken en ruimtes
  • Wat doen we niet: nooit meer op kantoor komen of juist elke dag op kantoor komen
  • Scheiding tussen rust en reuring

 

In teams vinden verschillende soorten werkzaamheden plaats. Verschillende werkzaamheden vragen andere afspraken. Medewerkers die wel vanuit huis kunnen werken, zullen meer op de werklocatie aanwezig zijn om goed af te kunnen stemmen met de collega’s die niet vanuit huis kunnen werken. Hybride werken gaat zowel over de keus van het individu om zelf de werkplek en werktijden te kiezen, als over het belang van de organisatie/ leidinggevenden dat medewerkers, als het werk daar om vraagt, naar kantoor of de werklocatie komen. Daarom laten veel organisaties het over aan de teams om hier afspraken over te maken.  Het belang van de individuele medewerker en het belang van de organisatie worden gewogen en besproken. Doel is om samen de juiste verdeling te maken, die voor iedereen goed voelt. 

 

Inspiratievoorbeelden:

Na een lange periode van thuis werken, is het voor veel medewerkers weer wennen om op kantoor te zijn. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich weer ‘thuis’ voelen op kantoor samen met hun collega’s.

 

Tips:

 

  • Speel in op de veranderende behoeften van medewerkers op kantoor door bijvoorbeeld het ontwikkelen van ontmoetingsruimten, flexibele werkconcepten en andere cateringconcepten.
  • Organiseer een open dag, een ‘welkom op kantoor’-moment.
  • Verwijder belijning, stickers en andere communicatie uitingen die nog aan de corona-maatregelen refereren.
  • Besteed extra aandacht aan het creëren van ‘sfeer’ op kantoor die ontmoeten stimuleert.

De arbowet gebruikt de term ‘plaats onafhankelijk werken’. Hiermee wordt bedoeld het werken in een woning of een ander gekozen werkplek anders dan de arbeidsplaats van de werkgever. Het moet daarbij wel gaan om werk dat in opdracht van de werkgever gedaan wordt. 

 

Over plaats en tijdsonafhankelijk werken staat het volgende in de arbowet. De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, of dat nu op kantoor, thuis of elders is. Bij thuis en elders werken geldt daarbij wel een lichter arboregime. Dat wil zeggen dat de thuiswerkplek niet hoeft te voldoen aan de eisen uit hoofdstuk 3 van het arbobesluit. Die gaan over vluchtwegen, nooduitgangen, brandbestrijding en valgevaar. Alle andere eisen gelden wel (artikel 1.47 en 1.48 arbobesluit). Daarbij gaat het om het uitvoeren van een RI&E, het geven van voorlichting, aandacht voor psychosociale arbeidsbelasting (werkdruk en agressie), regels voor werktijden en pauze én ergonomische eisen beeldschermwerkplek.

 

Verricht de werknemer elders dan op kantoor en in de eigen woning plaatsonafhankelijke arbeid, dan is de werkgever niet rechtstreeks verantwoordelijk voor de werkplek op die locatie. Wel dient hij de werknemers voor te lichten. In de regel zal een andere eigenaar/beheerder verantwoordelijk zijn voor de inrichting van de werkplek elders (internetcafé, pand van een klant). Dit ontslaat de werkgever niet van de verplichting de werknemer adequaat te informeren en voor te lichten over veilig werken ter plekke. Het is uiteindelijk een kwestie van maatwerk en goede onderlinge afspraken.

 

De medewerker heeft ook verantwoordelijkheid en wel door zich te houden aan de regels over werktijden en pauze. En de juiste manier gebruik te maken van de voorzieningen die hij ter beschikking heeft en de voorlichting die hij daarover gehad heeft.

 

Werkt een werknemer meer dan twee uur per dag thuis of elders met een beeldscherm, dan moet de werkplek dus voldoen aan ergonomische eisen voor beeldschermwerk inclusief de verlichting. Dit betekent ten aanzien van de stoel dat deze passend dient te zijn voor zijn lichaamsmaten, waarbij zitdiepte, zithoogte, rugleuning en armsteunen van belang zijn. De werktafel dient eventueel met gebruik van een voetenplank een hoogte te hebben die gelijk is met de onderzijde van de ellebogen. De medewerker dient voldoende verlichting te hebben om zijn werk goed te kunnen doen. Tegenlicht achter het scherm door buitenlicht en weerspiegelingen in het scherm dienen te worden vermeden of afgeschermd. Het beeldscherm is vrij te plaatsen, in hoogte verstelbaar en kantelbaar. De medewerker heeft een los toetsenbord en een losse muis. Een kale laptop voldoet dus niet om langer dan twee uur aan te werken.  

 

Inspiratievoorbeelden:

 

Fysiek contact is nodig om elkaar in de wandelgangen te ontmoeten, een spontaan kletspraatje bij de koffie, de brainstorm met de voeten op tafel. Een gedeelte van ons werk bestaat uit persoonlijke productiviteit en een ander gedeelte ontstaat door elkaar te ontmoeten en in gesprek te zijn. Als we minder op locatie zijn is het belangrijk dat de kantoorwerkplek of elders die ontmoeting faciliteert. 

Uit onderzoek blijkt dat medewerkers graag in contact willen blijven met collega’s en de organisatie (bij voorkeur fysiek), o.a. om voldoening uit hun werk te kunnen halen en om eenzaamheid te voorkomen. Binding bestaat uit (aandacht voor) binding binnen het team en (aandacht voor) binding binnen de organisatie.

Binding speelt voor leidinggeven op afstand ook een rol; de rol van leidinggevenden is veranderd door hybride werken. Bij werken op locatie zijn er formele en informele ontmoetingen. Bij thuis werken vallen de informele ontmoetingen weg, terwijl die van wezenlijk belang zijn voor binding en verbinding.  

 

Tips:

 

  • Denk eens aan andere vormen van vergaderen, bijvoorbeeld wandelend één op één of met een team.
  • Plan belangrijke vergaderingen met het team zo veel mogelijk live op kantoor of andere fysieke locatie.
  • Koppel aan een werkactiviteit ook af en toe eens een sociale activiteit, dat kan zowel fysiek als online (bijvoorbeeld digitale escaperoom)
  • Plan wekelijks een online weekstart van 15 minuten voor de gehele organisaties.
  • Plaats periodiek vlogs op intranet vanuit management waarin de belangrijkste ontwikkelingen binnen de organisatie worden gecommuniceerd.
  • Creëer appgroepen voor informeel contact (‘Babbel What’s App groepen’).
  • Maak gebruik van de ‘Ommetje app’ met een challenge zoals wandelen naar Rome.
  • Richt op kantoor ‘ontmoetingsruimten’ in waar medewerkers elkaar informeel kunnen ‘ontmoeten’, kan bijvoorbeeld in combinatie met een barista.
  • Maak gebruik van de MS Teams bot ‘Icebreaker’ waarbij random 2 collega’s aan elkaar worden gekoppeld.

 

Inspiratievoorbeelden:

 

Hybride vergaderen is een oplossing wanneer een aantal medewerkers vanuit huis werken, maar toch bij een belangrijk overleg aanwezig willen of moeten zijn. Daarnaast kunnen medewerkers die wel op kantoor aanwezig zijn samenkomen in een vergaderruimte. Hier maken zij vervolgens verbinding met de online deelnemers. Hybride vergaderen brengt meer uitdagingen met zich mee dan een meeting die volledig online plaatsvindt. Het is erg vervelend als de microfoon in de vergaderruimte bijvoorbeeld niet alle stemmen ontvangt, of als de camera niet alle fysieke deelnemers laat zien aan de online deelnemers. Het is daarom belangrijk om een vergaderruimte zo in te richten dat er op een goede manier hybride vergadert kan worden.

 

Tips:

 

  • De techniek. Om een vergadering met deelnemers op locatie én online goed te laten verlopen, is het verstandig om te investeren in de inrichting van een hybride vergaderruimte. Denk hierbij aan:
    • Camera: Een camera is noodzakelijk om mensen in de fysieke vergaderruimte in beeld te brengen. Zorg dat de camera een breed beeld kan tonen, zodat alle fysieke deelnemers te zien zijn voor de online deelnemers.
    • Microfoon: Naast goed beeld is ook het geluid in de vergaderruimte belangrijk. Denk vooraf na over de akoestiek in de ruimte en kies voor een kwalitatief goede tafel-, plafond- of pendelmicrofoon, zodat iedereen goed te horen is.
    • Scherm: Zorg ervoor dat het scherm groot genoeg is, zodat alle fysieke deelnemers het scherm met daarop de online deelnemers goed kunnen zien.
    • Speakers: Vaak zijn ingebouwde speakers van een scherm niet voldoende voor hybride vergaderingen. Het is verstandig om speakers aan te schaffen en deze goed te verdelen over de ruimte, zodat alle deelnemers het overleg kunnen volgen.

Naast deze apparatuur in de hybride vergaderruimte, is het ook belangrijk dat de online deelnemers voorzien zijn van alles wat zij nodig hebben om succesvol deel te nemen aan de hybride meeting. Denk hierbij aan een goed werkende laptop met microfoon en eventueel een headset. 

  • Nodig alleen deelnemers uit voor de hybride vergadering die daadwerkelijk iets toe te voegen hebben.
  • Bevorder interactie door vragen te stellen of deelnemers beurten te geven.
  • Las pauzes in wanneer dit nodig is, spreek duidelijk af hoe laat de vergadering hervat wordt.
  • Zorg voor verbinding tussen fysieke deelnemers en online deelnemers met smalltalk vooraf.
  • Maak duidelijke afspraken voorafgaand aan de vergadering en breng alle deelnemers hiervan op de hoogte. Denk hierbij bijvoorbeeld over het inschakelen van de microfoon en het beperken van achtergrondgeluiden.

 

Verder is het goed om in de beginfase elke vergadering even kort te evalueren. Werkte alle apparatuur naar zoals gewenst? Heeft iedereen zijn/haar ideeën kunnen inbrengen? Wat zou er beter, leuker of efficiënter kunnen? Door deze vragen te beantwoorden, zal het hybride vergaderen binnen je organisatie steeds makkelijker en beter verlopen.

 

Inspiratievoorbeelden:

 

Deel jouw ervaring

Heb jij zelf een best practice hoe jullie omgaan met Hybride Werken die ook voor andere decentrale overheidsorganisaties interessant is? Een best practice waar anderen hun voordeel mee kunnen doen? Laat het ons weten! 

Hybride werken