Home »
Tool
Veelgestelde vragen tool Het Goede Gesprek
Heb je een vraag over de tool Het Goede Gesprek? Kijk dan eerst even hier.
Staat jouw vraag er niet tussen? Ga naar Veelgestelde Technische Vragen of mail naar hetgoedegesprek@aenoprovincies.nl.
Algemeen
De tool Het Goede Gesprek is bedoeld voor alle medewerkers die vallen onder de cao provinciale sector. De tool wordt uitgebracht door de Stichting Arbeidsmarkt- en Ontwikkelingsfonds Provincies (A&O-fonds Provincies). Dit is het samenwerkingsverband van werkgevers- en werknemersorganisaties in de sector Provincies, in 2007 primair opgericht voor de twaalf provincies. Sinds 1 januari 2020 kunnen ook alle organisaties die zijn toegetreden tot de cao provinciale sector, en enkele vrijwillige volgers, gebruikmaken van de producten en activiteiten die het A&O-fonds Provincies biedt. Daar waar in al onze communicatie ‘provinciemedewerker’ staat, wordt bedoeld ‘alle medewerkers die vallen onder de cao provinciale sector’. Heb je vragen hierover? Neem dan contact met ons op.
Zoals vastgelegd in de cao 2017-2018 voeren de leidinggevenden en medewerkers bij de provincies samen steeds vaker ‘het goede gesprek’. Dit ter vervanging van de jaarlijkse gesprekscyclus. Om zowel de medewerker als de leidinggevende hierbij te ondersteunen, heeft het A&O-fonds Provincies van de cao-partijen opdracht gekregen om een tool te ontwikkelen. Het doel van de tool is dus: jou helpen om nog beter het goede gesprek te voeren. En bovendien tijd besparen, doordat alles wat je moet doen, in één tool verpakt zit.
De tool faciliteert het voeren van het goede gesprek met instrumenten, tips en informatie. In het onderdeel Gesprek kan je bijvoorbeeld een gesprek voorbereiden, vastleggen en evalueren. De tool is zo ingericht dat je heel gemakkelijk samen met je leidinggevende aan jouw gesprek kunt werken. In het onderdeel Feedback/Feedforward kan je aan collega’s of anderen waar je mee samenwerkt, vragen wat ze van jouw functioneren vinden. Naast deze interactieve instrumenten bevat de tool tips en extra informatie over het voeren van het goede gesprek. Ook is de cao provinciale sector opgenomen.
De app en de webversie bevatten dezelfde functionaliteiten en kun je dus één op één naast elkaar gebruiken. Je kunt met dezelfde gegevens inloggen op zowel de app als de webversie.
Je kunt zelf kiezen of je de app gebruikt of de webversie. Dus smartphone/tablet of laptop. Of allebei tegelijk, je kunt ze één op één naast elkaar gebruiken.
Verder is de tool zo ingericht dat je heel gemakkelijk samen met je gesprekspartner aan jouw gesprek kunt werken. Dit bespaart je tijd en heen-en-weer mailen. Maar je kunt hem ook alleen voor jezelf gebruiken, ter voorbereiding of voor tips, zonder dat je een gesprek aanmaakt.
De doorontwikkeling van de tool Het Goede Gesprek is tot stand gekomen in samenspraak met de expertgroep, bestaande uit zowel werkgevers- als werknemersvertegenwoordigers vanuit de sector Provincies. De doorontwikkeling is gebaseerd op de evaluaties onder alle geregistreerde gebruikers van de app en de HR-afdelingen en OR-leden van alle provincies in november 2019.
Voor vragen over de app/webversie van Het Goede Gesprek kun je contact opnemen met het A&O-fonds Provincies via hetgoedegesprek@aenoprovincies.nl
Heb je vragen over het voeren van het goede gesprek of hoe dit binnen jouw organisatie is geregeld? Neem dan contact op met je leidinggevende of de HR-adviseur.
Privacy en Beveiliging
Nee, anderen kunnen jouw gegevens niet zien. Jij bepaalt zelf of je gegevens met anderen wilt delen en welke gegevens je met wie deelt door o.a. de gegevens te mailen aan de ander. Lees ook ‘Hoe worden mijn persoonsgegevens beschermd?’ en ‘Hoe worden mijn gegevens opgeslagen?’
Door het aanmaken van een account krijg je toegang tot de interactieve delen van de tool, zoals voorbereiden en vastleggen van het gesprek en het vragen van feedback. Hiervoor zijn je voornaam, achternaam en e-mailadres nodig. Voor de registratie van deze persoonsgegevens is een verwerkersovereenkomst gesloten tussen A&O-fonds Provincies en app-ontwikkelaar Yaacomm. Ook is de privacyverklaring van het A&O-fonds Provincies van toepassing. Binnen Yaacomm is toegang tot deze gegevens beperkt (‘restricted’) en alle medewerkers ondertekenen een geheimhoudingsverklaring bij indiensttreding.
De gegevens die je opneemt in de tool Het Goede Gesprek, zoals bijv. persoonlijke notities ter voorbereiding op het gesprek, het gespreksverslag of de ontvangen feedback, worden versleuteld (‘encrypted’) opgeslagen. Dit vindt op een centrale server in Nederland plaats. De webversie staat op een beveiligde website (https).
De gegevens die je hebt opgenomen met betrekking tot een gesprek (voorbereiding, verslag en reflectie) en ontvangen feedback kan je zelf verwijderen. Door het gesprek/feedbackverzoek uit de tool te verwijderen zullen deze gegevens definitief worden verwijderd uit de database.
Persoonsgegevens zoals (achter)naam, e-mailadres en wachtwoord zullen definitief worden verwijderd als je account twee jaar niet actief is geweest. Jij ontvangt hiervan een e-mail op het opgegeven zakelijk e-mailadres, waarna je twee maanden de tijd krijgt om het account te activeren. Is het account na deze termijn nog steeds inactief, dan zal het definitief verwijderd worden uit de database, incl. alle onderliggende gegevens.
Nee, je wordt niet automatisch uitgelogd bij het afsluiten van de tool. Als je wilt uitloggen, dan moet je dit zelf doen. Dit kan in de app onder Instellingen en bij de webversie bij “uitloggen” rechts bovenaan de pagina. Je logt hierbij uit op het platform dat je hebt gebruikt (app of web), maar niet op beide tegelijk.
Onderdeel Gesprek
In de tool kun je het gesprek voorbereiden, vastleggen of evalueren. Je start met het aanmaken van een gesprek. Hier kun je gelijk je leidinggevende uitnodigen en een datum prikken, maar dat hoeft niet. Een overzicht van de gesprekken vind je vervolgens altijd op deze pagina. Kies het gesprek waar je actie op wilt nemen. Je kunt kiezen uit Uitnodigen, Voorbereiden, Vastleggen en Reflecteren.
Onder het onderdeel Voorbereiden kun je gespreksonderwerpen aanmaken en/of selecteren. Vervolgens kun je voor jezelf notities maken bij de diverse onderwerpen; deze notities zijn alleen inzichtelijk voor jezelf en worden niet gedeeld met anderen. Een overzicht met de (uitgewerkte) onderwerpen kan je ook aan jezelf mailen.
Je kunt ook samen met je leidinggevende het gesprek voorbereiden en gezamenlijk de agenda opstellen; zie voor meer informatie hierover de vraag “Hoe stel ik samen met mijn leidinggevende de agenda voor het gesprek op?”
Je kunt de afspraken die tijdens het gesprek zijn gemaakt, vastleggen. Heb je voor dit gesprek eerder in het onderdeel Voorbereiden gespreksonderwerpen geselecteerd? Dan kun je de afspraken ook vastleggen aan de hand van deze geselecteerde onderwerpen. Je kunt ook een algemene samenvatting van het gesprek opnemen.
Je kunt ook samen met je leidinggevende de afspraken vastleggen en één gezamenlijk verslag opstellen; zie voor meer informatie hierover de vraag “Hoe stel ik samen met mijn leidinggevende het verslag van het gesprek op?”
Bij Reflecteren kun je aangeven hoe jij het gevoerde gesprek hebt ervaren aan de hand van het geven van een waardering (sterren). Je kunt ook eigen notities toevoegen. Je reflectie wordt opgeslagen in de app, als je wilt kun je het aan jezelf mailen. Je reflectie wordt niet gedeeld met anderen.
Samenwerken met mijn leidinggevende via de tool
Samenwerken met je leidinggevende aan het gesprek begint bij het uitnodigen van je leidinggevende via het onderdeel Gesprek. Vervolgens kun je gezamenlijk in de tool de agenda bepalen en samenwerken aan het verslag van het gesprek.
Om samen te werken aan het gesprek moeten jullie allebei een account hebben. Heeft je leidinggevende nog geen account, of weet je niet of hij/zij een account heeft? Je kunt je leidinggevende toch uitnodigen voor een gesprek via de tool. Hij/zij krijgt dan een e-mail waarin staat dat jij hem/haar uitnodigt voor een gesprek en, als je leidinggevende nog geen account heeft, hoe hij/zij een account kan aanmaken.
Nadat je een gesprek hebt aangemaakt via ‘start een nieuw gesprek’, kun je je leidinggevende uitnodigen voor het gesprek. Hiervoor moet je het e-mailadres van je leidinggevende invoeren. Je kunt tegelijkertijd een agendaverzoek mee laten sturen door een datum en tijdstip voor het gesprek in te vullen.
Door het uitnodigen van je leidinggevende wordt het gesprek gekoppeld aan zowel jouw account als dat van je leidinggevende en kunnen jullie samen aan het gesprek werken.
Bij het voorbereiden van het gesprek kun je in het onderdeel Gesprek gespreksonderwerpen aanmaken en/of selecteren. Als je je leidinggevende al eerder hebt uitgenodigd voor een gesprek, dan worden de door jou geselecteerde gespreksonderwerpen aan je leidinggevende gestuurd. Je leidinggevende krijgt bericht dat jij gespreksonderwerpen hebt aangedragen; hij/zij kan vervolgens ook zelf gespreksonderwerpen aan de agenda toevoegen. In je account kan je zien welke onderwerpen door wie zijn aangedragen en welke acties eventueel nog openstaan om te komen tot een gezamenlijke agenda. Heb je voor jezelf notities opgenomen bij de gespreksonderwerpen? Deze zijn alleen inzichtelijk voor jezelf en worden niet gedeeld met je leidinggevende.
Bij het onderdeel Vastleggen kun je een verslag van het gesprek opstellen. Jij of je leidinggevende, afhankelijk van wat jullie hebben afgesproken, maakt de eerste aanzet tot het verslag. Je kunt een algemene samenvatting opnemen, en je kunt het verslag opstellen aan de hand van de eerder geselecteerde gespreksonderwerpen.
Je leidinggevende ontvangt een melding dat jij onderwerpen hebt vastgelegd. Eventueel kan je leidinggevende nog wat wijzigingen aanbrengen in het verslag; jij kunt in jouw account zien welke wijzigingen aangebracht zijn. Als jullie beide akkoord zijn met het verslag, dan wordt automatisch een pdf-bestand gemaakt van het verslag waarin alle benodigde informatie is opgenomen. Dit verslag kun je vervolgens mailen en opslaan in je personeelsdossier.
Onderdeel Feedback/feedforward
Met de app/webversie kun je feedback vragen aan collega’s of anderen waar je mee samenwerkt. Je kunt gebruik maken van de voorbeeldvragen, je eigen vragen opnemen of een combinatie hiervan.
Als je de vragen hebt geselecteerd, kun je een feedbackverzoek versturen. Vul hiervoor naam en e-mailadres in van de persoon van wie je feedback wilt ontvangen. Je kunt ook nog een aanvullende tekst meesturen.
Je verzonden feedbackverzoeken vind je op de startpagina van dit onderdeel. Zodra feedback gegeven is, staat dit aangegeven bij het verzoek. Je ontvangt ook een bericht op het door jou opgegeven e-mailadres. Je kunt de gegeven feedback nu bekijken.
Met de tool kan je feedback vragen aan wie je wilt; het enige dat je nodig hebt is het e-mailadres van de ander.
Degene die jou feedback geeft, hoeft niet in het bezit te zijn van de tool Het Goede Gesprek. De ontvanger van jouw verzoek krijgt je vragen per mail binnen, en kan deze in een beveiligde omgeving (buiten de tool) beantwoorden.
Onderdeel Tips
Bij het onderdeel Tips vind je tips van (andere) provincies en filmpjes over het voeren van het goede gesprek. Ook tref je hier informatie over de producten van het A&O-fonds Provincies om jezelf (verder) te ontwikkelen, zoals e-learnings, e-books en (persoonlijkheids)testen.
Informatie (documenten, filmpjes) over het voeren van het goede gesprek die ook voor medewerkers van andere provincies interessant is, kun je sturen naar hetgoedegesprek@aenoprovincies.nl. Dan zorgen wij dat dit in de tool terecht komt. Check wel even eerst bij je leidinggevende of de HR-adviseur of de informatie geschikt is om te delen.
De tips vanuit organisaties wordt slechts opgenomen op aangeven en na toestemming van de HR-afdeling van de desbetreffende organisatie. Wijzigingen in de inhoud en/of beschikbaarheid van deze informatie kunnen door dezelfde HR-afdeling worden doorgegeven aan het A&O-fonds Provincies via hetgoedegesprek@aenoprovincies.nl, waarna binnen 3 werkdagen de gevraagde wijziging is doorgevoerd.
Onderdeel Regelingen
Onder Regelingen vind je de op dit moment geldende cao van de provinciale sector. Ook vind je hier de bijbehorende beleidstekst, waarbij het artikel over het goede gesprek is uitgelicht.
We doen ons best om steeds de op dit moment geldende cao-regelingen weer te geven in de tool. Zodra een nieuwe cao binnen de provinciale sector geldt, zullen wij deze zo snel mogelijk in de tool opnemen. Zorg daarom dat je de app regelmatig update. Zie ook: “Hoe kan ik gebruik maken van de meest recente versie van de app?” onder de veelgestelde technische vragen.
Heb je een technische vraag?
Heb jij een vraag over de technische werking van de app Het Goede Gesprek? Bijvoorbeeld hoe je een account kunt aanmaken, of hoe je je wachtwoord opnieuw kunt instellen? Bekijk dan de veelgestelde technische vragen.
