Beschrijving
Publicatie
Blog: Hoe kan medezeggenschap bijdragen aan goede omgangsvormen tussen provinciale politici en ambtenaren?
Omgangsvormen op het werk; een actueler onderwerp is anno 2023 niet te vinden. Recent stonden de kranten bol van landelijke politici die vanwege vermeend ongewenste omgangsvormen in opspraak kwamen. En dat ook provincies hier niet van verschoond blijven, bleek toen zeer onlangs de Commissaris van de Koning van Gelderland tijdelijk terugtrad vanwege een onderzoek naar vermeend grensoverschrijdend gedrag richting ambtenaren op het provinciehuis.
Het vertrek van een politieke ambtsdrager om deze reden maakt veel los. Dat heeft niet alleen grote gevolgen voor de persoon in kwestie zelf, maar ook voor de betrokken ambtenaren. Marjolein van Dijk en Johannes Kooistra (CAOP) zien dat medezeggenschap een rol te vervullen heeft: om bij te dragen aan een sociaal veilige werkplek voor politieke ambtsdragers en ambtenaren en om gewenste omgangsvormen te bevorderen.
Tussen politieke ambtsdragers en ambtenaren bestaat een bijzondere relatie. Beiden werken in hetzelfde gebouw en hoewel ze misschien strikt formeel gescheiden van elkaar functioneren, komen ze elkaar in de praktijk natuurlijk vaak tegen. Ambtenaren op een Provinciehuis werken veelal in opdracht van politieke bestuurders, die ze zo goed mogelijk van dienst willen zijn en waar veel contacten uit voortvloeien.
Kwetsbaarheid in een politiek-bestuurlijke omgeving
In deze politiek-bestuurlijke context zit ook kwetsbaarheid. De politieke omgeving is vaak hectisch, meer mediageniek dan andere werkomgevingen; politiek processen brengen spanningen met zich mee. Iedere ambtenaar zal de dilemma’s herkennen: de druk om een voorstel of onderzoek snel of juist nog niet af te ronden, bepaalde aspecten te verkleinen of uit te vergroten, of om weg te kijken. Maar ook horkerig gedrag, misbruik maken van een afhankelijkheidsrelatie, gezag of ontzag, en ongewenste intimiteiten komen voor. Als dit gebeurt is er sprake van een sociaal onveilige werkomgeving en dan komt de verantwoordelijkheid van de werkgever om de hoek kijken. De werkgever is volgens de Arbowet verplicht om werknemers een veilige werkplek te bieden, ook in een politiek-bestuurlijke context. En juist hier heeft de ondernemingsraad (OR) een belangrijke rol: om daarop toe te zien.
Gesprek over gewenst gedrag gezamenlijk voeren
Een van de taken van de ondernemingsraad is om zich in te zetten voor het goed functioneren van de organisatie. Daarbij gaat het ook om een veilige gespreksomgeving, een veilige meldcultuur en de bescherming van werknemers tegen onnodige risico’s. En, zoals hierboven beschreven: de omgangsvormen tussen politieke ambtsdragers en ambtenaren kan zo’n risico zijn.
In veel organisaties wordt er op provinciaal ambtelijk en bestuurlijk wel gesproken over een veilig werkklimaat en over (on)gewenst gedrag. Maar we zien zelden dat dit gesprek met elkaar wordt gevoerd. Terwijl het gezamenlijk bespreken van risico’s en kwetsbaarheden in de contacten en omgangsvormen nou juist een preventief effect kan hebben. De ondernemingsraad kan agenderen hoe de provincie een (sociaal) veilige werkomgeving kan bevorderen. Daarbij is het belangrijk om ook de verbinding te leggen tussen de politiek-bestuurlijke en ambtelijke samenwerking.
In gedragscodes geen aandacht voor veilige relatie politiek-ambtenaar
Binnen provincies bestaan er gedragscodes voor ambtenaren, voor Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten. Voor ambtenaren gaat het bijvoorbeeld over integer handelen in hun functie. Denk aan het voorkomen van belangenverstrengeling, de omgang met vertrouwelijke informatie, nevenfuncties en geschenken en het gebruik van voorzieningen van de provincie.
Ook politieke ambtsdragers zijn gehouden aan een provinciale gedragscode (dit is een concrete uitwerking van de Provinciewet). Maar ook hierin komt de relatie tussen de politieke ambtsdrager en de ambtenaar slechts terloops aan bod. Als erover wordt gerept, dan is het in zeer algemene bewoordingen. Dat is jammer want gestandaardiseerde gedragscodes zijn weinig doorleefd. Er klinkt geen stem in door van eigen ervaringen, casuïstiek of dilemma’s. Zowel voor nieuwe, onervaren als voor door de wol geverfde functionarissen is het daardoor geen onderwerp van gesprek. Laat staan dat er een uitwisseling is tussen politieke ambtsdragers en ambtenaren over dit soort kwesties.
Ondernemingsraad kan bewustwording stimuleren
De integriteits- en gedragscodes sluiten nu dus niet of nauwelijks op elkaar aan. Op dit punt kan de ondernemingsraad zijn stem laten horen en daar aandacht voor vragen. De ondernemingsraad krijgt vaak instemmingsrecht bij het vaststellen en wijzigingen van organisatieregelingen op het gebied van integriteit en sociale veiligheid, zoals de gedragscode voor ambtenaren. De ondernemingsraad kan doorlopende bewustwording stimuleren door de bestuurder te vragen om een organisatiebreed plan van aanpak voor de implementatie, als voorwaarde voor instemming. In dit plan van aanpak moet er aandacht zijn voor de risico’s en kwetsbaarheden in de samenwerking tussen ambtenaren en politieke ambtsdragers.
Gewenste omgangsvormen: maak er een punt van
De ideale situatie zou zijn als er in gedragscodes voor ambtenaren, Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten expliciet een hoofdstuk wordt opgenomen over ongewenste en gewenste omgangsvormen. Dit zou in overleg met en met instemming van de ondernemingsraad moeten worden toegevoegd.
Ook zou er een nieuw hoofdstuk in de gedragscodes voor de organisatie bij moeten komen over de omgang tussen politieke functionarissen en ambtenaren, in samenspraak met de Provinciale Staten. Deze waardevolle toevoeging kan meer gewicht krijgen als er eerst een breed gesprek in de organisatie plaatsvindt over praktijkvoorbeelden en ervaringen. Op die manier worden mensen zich bewust van gewenst gedrag aan de ene kant en de omgang met ongewenst gedrag aan de andere kant. Uiteindelijk blijft bewustwording de sleutel in het werken aan een sociaal veilige en integere werkomgeving.
Signaalvaardigheid vergroten op de Nacht en Dag van de Integriteit
Hoe kun je tijdig signaleren als het niet goed gaat met integriteit of sociale veiligheid? Signaalvaardigheid was een belangrijk thema op de Nacht en Dag van de Integriteit, op 27 en 28 september 2023, waar ook veel deelnemers van provincies aanwezig waren. In onderstaande White paper ‘Medezeggenschap bij sociale veiligheid in een politiek-ambtelijke werkomgeving’ leest u meer over het belang ervan en hoe een ondernemingsraad provincieambtenaren en politieke ambtsdragers kan ondersteunen in deze vaardigheid.
Marjolein van Dijk-Roep is programmaleider sociale veiligheid en integriteit bij CAOP
Johannes Kooistra is senior Trainer en Adviseur Betekenisvolle Medezeggenschap bij CAOP
Whitepaper
Lees meer over sociale veiligheid en integriteit in een politieke omgeving binnen provincies en hoe je als organisatie daar een goede meld- en adviesinfrastructuur voor kunt inrichten. Een sociaal veilige organisatiecultuur is ook belangrijk. In deze whitepaper lees je welke rol de OR bij al deze aspecten kan spelen.
